Wat is de BTW-vrijstellingsregeling?
De BTW-vrijstellingsregeling is een vereenvoudigingsregel voor kleine ondernemingen met een jaaromzet onder 25.000 euro exclusief BTW. Als u in aanmerking komt, hoeft u geen BTW aan te rekenen op uw facturen, geen periodieke BTW-aangiften in te dienen, en minder administratie bij te houden.
Dat klinkt aantrekkelijk, maar er zit een keerzijde aan. U kunt ook geen BTW recupereren op uw beroepsaankopen. Als u veel investeert in materiaal of als uw klanten zelf BTW-plichtig zijn, kan het voordeliger zijn om gewoon BTW-plichtig te worden.
De regeling is beschikbaar voor zelfstandigen, eenmanszaken en bepaalde vennootschappen. Vrije beroepen zoals advocaten en gerechtsdeurwaarders zijn uitgesloten, net als bepaalde sectoren.
Voorwaarden en drempels voor 2026
De belangrijkste voorwaarde is een jaaromzet van maximaal 25.000 euro exclusief BTW. Deze drempel werd in 2024 opgetrokken van 12.500 euro naar 25.000 euro, wat het systeem aantrekkelijker maakt voor een grotere groep ondernemers.
Belangrijk: het gaat om de omzet, niet om de winst. Als u 30.000 euro omzet hebt maar slechts 15.000 euro winst maakt, komt u niet in aanmerking.
De drempel wordt pro rata berekend als u in de loop van het jaar start. Begint u op 1 juli, dan is uw maximale omzet voor dat jaar 12.500 euro.
Overschrijdt u de drempel? Dan verliest u de vrijstelling en wordt u BTW-plichtig vanaf het moment van overschrijding. U moet dan BTW aanrekenen op alle leveringen en diensten vanaf dat moment.
Verplichtingen onder de vrijstellingsregeling
Hoewel u vrijgesteld bent van BTW-inning, blijven er administratieve verplichtingen. U moet een BTW-identificatienummer aanvragen en dit vermelden op uw facturen. Op elke factuur moet u ook de vermelding plaatsen: Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk.
U moet een vereenvoudigd dagboek van ontvangsten bijhouden en uw klanten correct factureren. Jaarlijks dient u een listing van BTW-plichtige klanten in.
Wat u niet hoeft te doen: periodieke BTW-aangiften indienen en BTW doorstorten. Dat bespaart u aanzienlijk wat administratie en boekhoudkosten.
Voor- en nadelen afgewogen
Voordelen: minder administratie, lagere boekhoudkosten, concurrentievoordeel bij particuliere klanten omdat uw prijzen effectief lager zijn zonder 21% BTW, en een eenvoudigere boekhouding.
Nadelen: u kunt geen BTW recupereren op uw beroepsaankopen. Koopt u een laptop van 1.000 euro plus 210 euro BTW? Die 210 euro is een verloren kost. Investeert u in een bedrijfswagen? De niet-recupereerbare BTW kan duizenden euro's bedragen.
Voor freelancers die vooral diensten verlenen met weinig materiële kosten en klanten die particulieren zijn, is de vrijstelling meestal voordelig. Voor handelaars of producenten met veel aankopen en professionele klanten is het doorgaans beter om gewoon BTW-plichtig te zijn.
U kunt op elk moment vrijwillig overstappen naar het normale BTW-stelsel. Omgekeerd kunt u ook teruggaan naar de vrijstelling als uw omzet weer onder de drempel daalt.
Hoe vraagt u de vrijstelling aan?
Bij de start van uw activiteit kunt u de vrijstelling aanvragen via het formulier 604A bij het BTW-kantoor. Als u al BTW-plichtig bent en uw omzet daalt onder de drempel, kunt u de overstap aanvragen via formulier 604C.
De aanvraag wordt doorgaans binnen enkele weken verwerkt. Vanaf de goedkeuring hoeft u geen BTW meer aan te rekenen en vervallen uw periodieke aangifteverplichtingen.
Raadpleeg uw boekhouder voor u beslist. De keuze hangt af van uw klantentype, uw investeringsplannen, en uw verwachte omzetevolutie. Een verkeerde keuze kan u honderden of zelfs duizenden euro's kosten op jaarbasis.